KnowledgeLake Unifyは、地味だけどいい製品です!

インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!
神田なんですけども。

今回は、KnowledgeLake製品の中では比較的地味な存在なのですが、

 

「こういう友達欲しいよね!」

 

って感じの製品、KnowledgeLake Unify(以下Unify)をご紹介しまーす。

 

あのー面倒な仕事あるあるだと思うのですが、お客様の情報は他システム(既存の基幹システムや業務アプリケーション)にあって、そのお客様に関連するドキュメント類(見積書や申込書、契約書など)はSharePointに保存されているパターン。

例えば、スキャンした見積書をSharePointに保存する場合、他システムの情報を確認しながら、スキャンした見積書のプロパティ情報を埋めていって、保存先を選んで。。。

っていう単純だけど何回も繰り返しているとイライラしてくる作業ってありますよねー。
コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、「あ、コピペミスった」、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、Enter、「あ、間違えてEnter押して登録してしまった。。。」イライラ。。。

「この画面にお客さんの情報が出ているんだから、自動で入力してくれたらいいのに!」とか「この画面に出ているお客さんのドキュメントを検索して!」って言いたくなったことありません?

そんな面倒な作業を仲介してくれるのが、今回ご紹介するUnifyなんですねー。

Unifyは、単独だと何もできないのですが、これまでにご紹介してきたKnowledgeLake製品(Imaging、Connect)と他システムを連携して、ドキュメントの登録や検索を行ってくれる優れモノです。

 

では、どのぐらい優れているのかご紹介していきましょう。

下図は、DynamicsCRMの画面でーす。

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こちらにお客様の情報が色々と書かれております。
今回の例では、お見積りに関する情報ですねー。

で、このお客様の見積書の原本(スキャンされて押印済みのもの)をSharePointにアップロードしたいと思います。
通常でしたら、いわゆる面倒な作業が発生するのですが、Unifyを使うとサクッとできちゃうんですねー。

では、どうやるのか見ていただきましょう。

まずは、タイトルバーに注目!

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先ほどの画面で気づいていた方もいらっしゃるかもしれませんが、実は小さいアイコンが出ていたんですねー。
これが、Unifyのアイコンです。
いやー控えめでかわいいですねー。

そして、クリックするとメニューが出てきます。
ここに出てくる項目は、予めUnifyで設定しておくのですが、それは後ほどご説明するとしまして、とりあえず「見積書」をクリックしてみます。

すると、タスクバーの通知領域の上に

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こんな感じのウィンドウが出てくるんですねー。

英語で書かれているので、取っ付きにくいかもしれませんが、そんなに難しいことは書いていません。

「Drop Zoneにファイルをドラッグするか、Browseをクリックしてください」

ということですので、今回はScanConnect商事様向けの見積書を「Drop Zone」にドロップしてみます。
ちなみに「Browse」をクリックするとエクスプローラが開いて、ファイルを選択できるようになりますー。

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ファイルをドロップすると、「Drop Zone」にファイル名が表示されまして、「Continue」のリンクが使えるようになるんですねー。

では、Continueしてみます。

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すると、以前ご紹介いたしましたKnowledgeLake Connect(以下、Conenect)が出てきましてー、

何ということでしょう!

保存先やコンテンツタイプ、そしてプロパティがすべてセットされてるではありませんかー!!

これ、全部Unifyが先ほどのDynamicsCRMの画面から持ってきてくれたんですねー。

なんていい奴なんだー
小さいのに、こんなにがんばってくれるなんて…(/_;)

あとは、アップロードするだけで完了!

てな具合にUnifyは、いやUnifyさん(以下、あまりにもかわいいのでUnifyさん)は、SharePointと他システムをKnowledgeLake製品を使ってシームレスに連携してくれる、そんな優れモノなんですねー。

 

しかも、できることはファイルの保存だけではないのです!

保存したファイルを検索することありますよねー。
会社名で検索したり、見積番号で検索したり。

そんな時もUnifyさんは、やってくれます!

先ほどのDynamicsCRMの画面でUnifyさんのアイコンをクリックしたときに「会社名で検索」とか「見積Noで検索」って書かれていたメニューがあったんですねー。

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これもUnifyさん側で設定しておくのですが、例えば「会社名で検索」をクリックすると、

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こんな感じで、以前ご紹介したKnowledgeLake Imaging(以下、Imaging)を使って、DynamicsCRMの画面に表示されている「会社名」で、SharePoint内のドキュメントを検索してくれるんですねー。

いやー素晴らしい!

 

Unifyさんにできることは、他にも

  • Connect検索:Conenectを使って、SharePointのドキュメントを検索
  • Connectスキャン:Conenectを使って、スキャンしたドキュメントをSharePointに保存
  • Imagingビュー:Imagingを使って、SharePointのドキュメントを検索(KnowledgeLakeビューで表示)
  • Imagingスキャン:Imagingを使って、スキャンしたドキュメントをSharePointに保存

といったことを、他システムとシームレスに連携して行ってくれるんですねー。

 

あのー現場の作業者(いわゆるエンドユーザー)には、あんまり関係のない話ですが、他システムとSharePointの連携って、いろいろ面倒なんですよねー。

でも、Unifyさんは、そんな悩みも一気に解消!

Unifyさんは、他システム側のカスタマイズは不要!

 

ちらっと設定画面を見ていただきたいのですが、

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まず、Unifyさんってクライアント アプリケーションなんですねー。
なので、クライアントPCにインストールするだけですぐ使えて、SharePointも他システムもカスタマイズがいらないのです。

で、設定なのですが、例えば、「この画面のこの項目が会社名」といった具合に、ドラッグ&ドロップでSharePointの列と紐づけていくんですねー。

簡単でしょー

しかも、今回はDynamicsCRMでやってみましたが、他システムでも連携できまーす。
いわゆる、フォーム形式で作成された画面であれば、WebアプリケーションでもWindowsアプリケーションでも、画面さえあればOK!

こんなに融通の利く製品ってなかなかないですよねー。

 

Unifyさんって、実作業をする現場の人はもちろんのこと、管理者にとっても人為的なミスがなくなって、

みんな幸せー

って感じですよね。

キャラで言うとサザエさんみたいな感じですよねー(・・?
誰からも愛される存在というか、「嫌いな人いないんじゃない?」みたいな。

そんな誰とでも仲良くなれるサザエさんのようなUnifyさんですが、最後にとってもおちゃめな一面をご紹介したいと思いまーす。

タイトルバーに出てくるUnifyさんのアイコンをクリックしたときのメニューなのですが…

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いちばん上に何か書いてありますねー。

 

これは何ですか?

けなげですねー(*’ω’*)

 

Unifyさんです!

 

ちなみにクリックすると、KnowledgeLakeのサイトのUnifyさん紹介ページが表示されまーす!

 

というわけで、今回はSharePoint、KnowledgeLake、他システム、みんなと仲が良くて、

「私の友達は、あなたの友達よ!」

と言ってくれる、サザエさんのようなUnifyさんをご紹介しましたー。

 

今日は、完全にお花見日和です。

それでは、次回もまた見てくださいねー

じゃんけん✊

神田でしたー。