【KnowledgeLake】 KnowledgeLake Imagingレシート等のエビデンスをつけたPDFを作り、申請ワークフローと連携する

みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。
今回は、以前に投稿された小高と神田の記事に引き続き、KnowledgeLake Imaging(以下、Imaging)と申請ワークフローとの連携についてご紹介します。

Imagingは、SharePointのドキュメント管理機能をビジネス用に拡張する製品です。
スキャン登録機能、ドキュメントの検索機能、専用ビューワでSharePointの登録、検索、閲覧機能を強化します。

 

検索機能と専用ビューワ

Imagingは、プロパティに基づいた検索機能が充実しています。
まずは、下図をご覧ください。

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サイドリンクバーのリース契約書類に下記のライブラリが設定されています。

・見積書
・申込書
・契約書

この中の申込書ライブラリを開くと、ドキュメントに見積番号や会社名プロパティが設定されているのがお分かりいただけるかと思います。

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実はこのドキュメントは、専用スキャナとKnowledgeLake Captureを使用することで、スキャナ取り込み時に自動でプロパティの入力およびSharePointにアップロードされるようになっています。詳しくは次回のブログでご説明します。

それでは、本題のImagingに戻ります。Imaging専用の検索画面(KnowledgeLake クエリビルダーWebパーツ)で、会社名の条件に「ウノケ」と入力し検索を行うと、下図のような検索結果(KnowledgeLake クエリ結果Webパーツ)が表示されます。

検索画面の作成方法はこちら、検索機能の活用方法についてはこちらのブログで紹介しています。

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閲覧または編集を行いたいドキュメントを選択すると、KnowledgeLakeビューWebパーツにドキュメントのサムネイルおよびプロパティが表示されます。このKnowledgeLakeビューWebパーツを用いることで、ドキュメントのサムネイルを確認しながら、プロパティの編集を行うことが可能です。

また、ドキュメントに対して注釈・メモといったコメントを挿入することもできます。

図1

ただ、上図は拡大しているのでわかりにくいですが、WebパーツでKnowledgeLakeビューの表示を行うと、画面が少し小さく感じられます。

そういった場合は各ドキュメントのメニューバーからKnowledgeLakeビューを選択すると、全画面で表示させることができます。

 

ワークフローとの連携

ご存知の通り、通常のライブラリからですと、ドキュメントの中身の確認を確認しつつワークフローを開始することはできません。ドキュメントを開いて中身を確認した後、ワークフローを開始するという手順が必要となります。

KnowledgeLakeビューのコラボレーション機能を使うと、下図のようにドキュメントを表示した状態でワークフローを開始することができます。

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それでは、実際にワークフローを開始したいと思います。

ここでは、申込書ライブラリ内のドキュメントでNintex Workflowを用いて作成した「差し戻しワークフロー」というワークフローを開始します。Nintex Workflow以外にも、選択しているドキュメントに設定してあるSharePointのワークフローであれば選択し、実行することができます。

(Nintex Workflowを使って差し戻しワークフローを作成する方法については、こちらで紹介しています。)

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上図で緑枠の[開始]をクリックすると、Nintexのワークフローの開始画面に遷移します。下図で[開始]をクリックすると、ワークフローが開始されます。

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今回は、ライブラリから表示させたKnowledgeLakeビューからワークフローを開始しましたが、もちろんKnowledgeLakeビューWebパーツからも操作することができます。

ワークフロー開始後の承認等の処理は、通常のSharePointのワークフローやNintexのワークフローと同様です。

 

以上です。次回はスキャナとSharePointの連携についてご紹介します。

【KnowledgeLake】KnowledgeLake Imaging for SharePointのファイル検索を使ってみよう

インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!
SharePoint大好き、神田です。

本日は、前回の小高の記事に続き、KnowledgeLake Imaging for SharePoint(以下、Imaging)のファイル検索機能について書かせていただきます。

さて、早速ですが、Imagingのファイル検索の特徴は、

  1. 複数ライブラリを跨いだ検索ができる
  2. プロパティ(列)検索ができる
  3. 検索条件を保存し、Webパーツとして利用できる
  4. 検索結果を並べ替えたり、グループ化したりできる
  5. 複数ファイルを選択して、CSVにエクスポートしたり、メールに添付したりできる
  6. Officeファイルだけでなく、PDFや画像ファイルもプレビュー表示できる
  7. プレビューを見ながら、プロパティを編集したり、ワークフローを開始したりできる

などなど、SharePointのエンタープライズサーチではできないことや、できるけど使いにくい部分を補完してくれるんですね。

ひと言で言うと

 

こういう検索機能が欲しかったんです!

 

って感じです。
初めてでもすんなり使えるんじゃないかなってぐらい使いやすいですね。

では、どのぐらい使いやすいのかご紹介していきましょう。

下図は、前回の小高の記事にもありました、KnowledgeLake クエリビルダー Webパーツです。
作成した検索条件をWebパーツとして配置して、検索できるようにしたものですね。

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例えば、リース開始日を指定して検索してみます。

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上が、前回も出てきましたKnowledgeLake クエリ結果 Webパーツ、下が今回初登場のKnowledgeLake ビュー Webパーツです。

KnowledgeLake クエリ結果 Webパーツには、検索結果が表示されており、ファイルを選択すると、KnowledgeLake ビュー Webパーツに表示される、といった感じですね。

KnowledgeLake ビュー Webパーツは、また次の機会にご紹介するとしまして、今回はKnowledgeLake クエリ結果 Webパーツを使ってみます。

 

まずは、列見出しに着目してみましょう。
列見出しをクリックすると、並べ替えができます。▲が昇順、▼が降順といった具合ですね。
そして、フィルタのマークをクリックすると、フィルタ条件を設定するダイアログが出てきて絞り込みができます。

下図の例では、「リース開始日」を昇順に並べ替えて、「SPContentType」を契約書に絞り込んだ状態です。

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「まぁこれぐらいできるよね」って思われた方もいるかもしれませんが、本領発揮はここからです。

列見出しの上に何か書いていますね。

「列でグループ化するためには、その列見出しをドラッグして、ここにドロップしてください」

わかりやすい。

そんなわかりやすく書かれているなら、ドラッグしてドロップしてみましょう。

「会社名」と「SPContentType」をドラッグしてドロップしてみました。
※「SPContentType」のフィルタは解除しています。

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書いている通りですが、「会社名」と「SPContentType」でグループ化された状態ですね。
で、その中で「リース開始日」が昇順で並んでいると。
いいですね。Excelのピボットテーブルみたいで使いやすいです。

今回はフィルタを解除しましたが、もちろんフィルタを設定することもできます。

そして、グループ化項目のさらに上を見てみると、何やらボタンがついていますね。

ボタンがあったら押してみたくなるのが人の性

ということで、押してみましょう。

まずは、いちばん左「選択されたドキュメントの CSV へのエクスポート」というボタンです。

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SharePointも標準でExcelにエクスポートする機能は持っていますが、ちょっと使いにくかったりしますよね。
フィルタを設定した状態でエクスポートできなかったり、エクスポートされたデータに余計な列が追加されていたり。。。

その点、KnowledgeLake クエリ結果 Webパーツは、

 

普通にエクスポートすればいいんだよ!

 

と言わんばかりのシンプルさ。これでいいんです。
いや、これがいいんです。

 

続いて、メールのボタンを2つ。
「添付ファイルとして電子メールで送信」と「リンクとして電子メールで送信」です。

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上図は、「リンクとして電子メールで送信」を押した例です。
複数ファイルを選択して一度にリンク送信、なんてことができちゃいます。

派手さはないですけど便利な機能ですよねー。
欲を言うとURLを短縮してくれるとか、ファイル名で表示してくれたりすると最高なんですけど。。。
ま、そこは今後に期待ということで。

 

そして、次は「複数ドキュメントの表示」ボタンです。

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複数のドキュメントを「KnowledgeLake View」という画面で表示してくれます。
この画面上でできる操作は、KnowledgeLake ビュー Webパーツと合わせて今後ご紹介させていただくとしまして、今回は各ファイルの左側についている「+」ボタンをご紹介させていただきます。

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「+」ボタンをクリックすると上図のようにファイルのプレビューが表示されます。
そして、「編集」ボタンをクリックすると、プレビューを見ながらプロパティ編集ができちゃうんですね。

いやーこれも便利ですよ。

まず、SharePointってOffice Web Appsを使ってOfficeファイルのプレビュー表示はできますが、PDFや画像ファイルってプレビュー表示できないんですよね。

そして、プロパティの編集もSharePoint標準だとファイルのプレビューを見ながらはできないんです。

ファイルに書かれている内容をプロパティにセットしたい、みたいなことってあると思います。
そんな時に、ファイルを開いて、ファイルに書かれている内容を確認して、プロパティの編集画面出して…ってやっていると

「あれ?何て書いてあったっけ?」

みたいなことになりがちです。

なので、プレビューを見ながら操作ができるって便利なんですよね。

しかも、KnowledgeLake Viewでプレビューを見ながら操作できることは、これだけではないのです。

それは、今後のお楽しみ!

 

というわけで、今回はKnowledgeLake クエリ結果 Webパーツを中心にご紹介させていただきましたが、KnowledgeLake製品は他にも色々ございまして、文書管理をするためだけでなく、管理された文書を活用するための便利機能が満載です。

私の大好きなNintex Workflowと連携したりもできるんですよ( ̄▽ ̄)

それも、今後のお楽しみ!

 

それでは皆様、次回はラスベガスから最新情報をお届けする予定ですので、お楽しみに。

以上、神田でした。

【KnowledgeLake】複数のライブラリを横串で検索できるファイル検索UIを作る

皆さんこんにちは、インフォシェアの小高です。今回は株式会社PFUが販売しているKnowledgeLake社の製品を紹介致します。

KnowledgeLake社の製品は、SharePoint上のドキュメント管理機能を強化する目的のプロダクトで、主に下記の3つの領域の製品が存在します。

  • ドキュメントの検索
  • 業務システムとの連携
  • 紙文書の電子化

製品の一覧はこちらをご参照ください。

今回の記事は、この中からドキュメントの検索機能に位置づけられる、KnowledgeLake Imaging for SharePoint(以下、Imaging)を見ていきたいと思います。

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まずは、下の図を御覧ください。
このサイトはリース契約管理サイトで、見積書、申込書、契約書と言った複数のライブラリが存在しています。

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通常SharePointでこうした複数のライブラリを横断した検索を行う場合、エンタープライズサーチを用いますが、ご存知のように、下図のような検索結果になり目的のドキュメントに辿り着くまでもう少し手間がかかります。(列の値が見たいとか、ドキュメントそのものが見たいとか、関連するドキュメントも見たいとか。。。)

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特に、見積書、申込書、契約書と言った定形のフォーマットを持ったドキュメントであれば、会社名や見積番号と言った同じ切り口での検索がしたいはずです。

そこで、Imagingでは、そうした横断検索のUIが設定で作成できるようになっており、下図のように検索の切り口をUIとして持たせることが可能です。

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例えば、上記の会社名で「ウノケ」と検索したとします。
そうすると、下図のように、複数のライブラリを横断した検索結果が表示されます。このときSharePointをよく知る皆様ならお気づきかと思いますが、当然ライブラリによって、実装されている列は異なります。そうした異なる列をもつ複数のライブラリに対して検索結果として列が表示される場合、異なる列がどのように表示されるかと言うと、下図のようにデータが表示されている列とされていない列がある形になります。列は定形ですが、このあたりは柔軟に対応してくれているのがわかります。

この検索の実行については次回の記事でご紹介するとして、以降はこうしたUIの作成手順をご紹介致します。

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手順)
1.1. ImagingはKnowledgeLake 検索センターと呼ばれる、検索の条件を作成&保存するサイトを用意することが出来ます。このKnowledgeLake 検索センターで、使用する検索条件を作成します。

下図は、KnowledgeLake 検索センターで、検索条件を作成しているところです。
左側の検索ビルダーに、検索に使用する列を設定していきます。ちなみにココで使用する列は、Search Service Applicationの管理プロパティに登録してあるものとなりますので、複数のライブラリ(と言うより検索が横断できる場所全て)で横串検索が可能となるわけです。image

1.2. 1.1.と同様にKnowledgeLake 検索センターで、結果列と検索対象のライブラリを指定します。こうして作成した検索条件は名前を付けて保存しておきます。

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2.1. 検索の結果を表示するページを作成しておきます。UIを作成したいサイト(今回はリース契約管理サイト)で検索結果ページを作成し、Webパーツの追加を行います。ページの編集を行いKnowledgeLake クエリ結果Webパーツを追加します。

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この検索結果のページは、検索のUIを作成するごとに用意してもよいですし、1回作成したものを複数の検索UIから利用してもどちらでも問題ありません。

2.2. KnowledgeLake クエリ結果Webパーツの設定を行います。クエリ文字列からの読み込みにチェックを入れます。

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3.1. 最後に検索のUIを作成したいサイト(今回はリース契約管理サイト)でページの編集を行い「KnowledgeLake クエリビルダー」Webパーツを追加します。

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3.2. KnowledgeLake クエリビルダーの設定を行います。URLのリダイレクトは前述したKnowledgeLake クエリ結果Webパーツが設定してあるページを設定します。

また、「保存されたクエリ」で、1.で保存したクエリを選択します。

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4.1. これで完成です。後は検索のクロール(インデックス情報)次第で検索を実行することが可能です。

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ここまでをまとめると下図な感じになります。検索UIの設定は「KnowledgeLake 検索センターサイト」で作成し、赤枠の検索UI(KnowledgeLake クエリビルダー)と検索結果ページ(KnowledgeLake クエリ結果)にWebパーツを挿入してUIを実装します。

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以上です、次回は作成した検索を実行して機能を確認したいと思います。