【KnowledgeLake Connect】Outlookに届いたメールと添付ファイルをSharePoint上でチームで共有する

みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。
今回は前回に引き続きKnowledgeLake Connect(以下、Connect)の話題です。
Connectの基本機能については前回の記事をご覧いただくことにして、Office製品(特にOutlook)との連携についてご紹介します。

Officeアドイン

Connectをインストールすると、Officeアドインが使用可能となり、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlookからファイルを直接Connectにエクスポートしたり、SharePointにアップロードすることができます。

アドインが追加されたWordを開いてみると、リボンに「KnowledgeLake」タブが追加されています。

図12

OutlookでConnectを使ってみよう

本日のメインであるOutlookとConnect、SharePointとの連携についてご紹介します。

Connectのアドインが追加されたOutlookでは、Outlookに届いたメールのメッセージとその添付ファイルをSharePoint上にアップロードし、チームで共有することができます。

SharePointとの連携の方法は2つあります。
一つは、SharePointに直接アップロードする方法で、もう一つはConnectにエクスポートする方法です。

下図はOutlookの「KnowledgeLake」タブです。

図19

[インデックスを作成]を選択すると、ファイルのプロパティを編集して、選択したSharePoint上のサイトやライブラリに直接アップロードできます。

[エクスポート]を選択すると、Connectにファイルがエクスポートされます。

[オプション]と[としてエクスポート]の右下の▼をクリックすると、メッセージと添付ファイルの保存方法を選択できます。メッセージと添付ファイルは一つにまとめて保存したり、別々に保存したりと選択することができます。

では、実際に使ってみます。まずはSharePointに直接保存したいと思います。

[オプション](1)でメッセージと添付ファイルの保存方法を選択し(2)、[キューに追加](3)をクリックします。今回はメッセージと添付ファイルを一つに保存します。

図13

下図のパネルが表示されます。このパネルはサイトモードとプロパティモードがあり、矢印ボタンで切り替え可能です。

≪サイトモード≫

図14

≪プロパティモード≫

図15

サイトモードでファイルを追加したいサイトやライブラリを選択し、プロパティモードでファイル名等の情報を入力します。

プロパティモードの画面下にある保存をクリックするとアップロードができました!

 

図16

続いて、Outlookのメールや添付ファイルをConnectにエクスポートしたいと思います。

[としてエクスポート]をクリックし、メッセージと添付ファイルの保存方法を選択します。今回は添付ファイルのみを保存します。

図17

Connectではファイルをアップロードしようとすると、まずファイルが「ファイルのキュー」という場所に追加されます。そこでプロパティ情報を入力して保存をクリックすると、SharePoint上にファイルがアップロードされるという流れになります。

Outlookで「としてエクスポート」でファイルの保存方法を選択すると、Connectの「ファイルのキュー」にファイルが追加されます。

図21

ここでファイル名等のプロパティ情報を入力して[保存]をクリックします。

添付ファイルがアップロードされました!

図20

以上、Connectでした!

【KnowledgeLake Connect】SharePoint ServerとSharePoint Onlineを横断してファイルを探す

みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。

今回は、KnowledgeLake Connect(以下、Connect)の機能を紹介いたします。

 

Connectのここが良い!

Connectは、SharePointに接続するSharePointのクライアント製品です。

≪主な特徴≫
・SharePointのサイトやライブラリ、リストをエクスプローラーのように表示できる
・IDやパスワードが異なるSharePointサイトも、一緒に表示できる
・お気に入り機能がある

SharePointを活用している会社ですと、使用頻度の高いサイトやライブラリ、リストが様々なところに散在することがあります。また、複数のサイトコレクションやSharePoint Server、SharePoint Onlineを使い分けていることもあります。Connectでは、複数のサイトを設定することができ、サイトやライブラリ、リストをエクスプローラーのように表示させることができます。

業務で自分がよく使用するサイトやライブラリ、リストをあらかじめConnectに設定したり、お気に入りに登録したりすることでユーザー本位の管理が可能となります。

 

Connectの3つの機能

複数サイトを横断してサイトやライブラリ、リストの管理を行うことのできるConnectですが、主に下記の3つの機能があります。

≪主な機能≫
・探索
・アップロード
・検索

では、一つずつ機能を見ていきましょう。

 

探索

探索では、SharePointのサイトやライブラリ、リストをエクスプローラーのように表示し、横断的にたどることが可能です。同じサイトコレクション内のサイトやライブラリ、リストでも、設定で表示したいものだけを選択できます。また、サイトやライブラリ、リストをお気に入りに登録すると、探索のトップに表示されます。

検索結果に表示されたアイテムは、列の見出しをクリックすることで並べ変えを行ったり、フィルターをかけたりすることができます。また、アイテムを開いたり、削除したりすることも可能です。

図1

ちなみに、お気に入りのアイコンはハートになります。かわいい!

 

アップロード

特定のサイトやライブラリに、コンテンツタイプをベースにファイルをアップロードできます。
ファイルからドラッグ&ドロップもできます!また、スキャナーからのアップロード可能です。

「値のロック」機能を使用すると、プロパティにロックされている値が自動的に入力されます。同様の値を記載するファイルを複数アップロードする場合に便利です。

接続するSharePointサイトに「KnowledgeLake Imaging(以下、Imaging)」がインストールされている場合は、入力補助機能が使用できます。

図2

 

検索

自分でいろいろな検索条件を作成して、検索することができます。

SharePoint ServerにImagingをインストールしている場合は、Imagingで設定している検索条件が表示されます。もちろん、Imagingをインストールしていない場合でも、検索条件を作成できます。Connectで追加した条件は、そのクライアントでのみ使用可能です。

 

検索機能を使ってみよう

ここでは、実際に検索機能を使ってみたいと思います。

検索を使用する場合は、1.Connectの[検索]をクリック→2.検索を行いたいサイトをクリック→3.[新規]をクリックして行います。

図3

そうすると、下図のような検索ページが表示されます。このままだとキーワードを入力して行う普通の検索ですよね。

図4

検索条件を追加して絞り込みを行いたい場合は、[プロパティの追加]をクリックして条件を追加していきます。

この条件は複数設定することができます。さらに、入力したキーワードが「開始値」なのか「含む」のかといった詳細設定を行うことができます。

また、検索結果に表示したい列も自由に設定することができます。この操作は、ホームリボンの[結果列]をクリックして行います。

図5

図6

検索条件を複数設定し、会社名に「ウノケ」と入力し、検索を行った結果が下記です。

図7

Imagingの記事でもご紹介しましたが、検索結果の上部に「列でグループするには、列見出しをドラッグしてここにドロップします」とあるので、実際にやってみました。「見積番号」でグループ化してみます。

図8

大分、目的のアイテムを探しやすくなりましたね!

作成した検索条件や結果列は、保存して再度利用することもできます。

 

≪Imagingをインストールしている場合≫

さらに、Imagingをインストールしていると、Imagingで設定している検索条件を使用することができます。Imagingでは管理者がユーザーに使ってもらいたい検索条件を設定します。Imagingで設定された検索条件は全ユーザーが使用可能です。一方Connectで設定する条件は設定したクライアント側でのみ使用できます。図9

 

≪SharePoint Onlineの場合≫

SharePoint Onlineは、クラウドサービスなのでImagingをインストールしたりServerから情報を取得したりすることができません。そのため、Connectの検索機能はオンプレと比べてできないことがあります。例えば、検索条件や結果列には、TitleやURL等の既定の条件しか選択することができません。しかし、今後のアップグレードで改善されていくとのことなので、今後に期待です!

図10

図11

 

以上、Connectの基本機能の紹介でした。
次回は、ConnectとOutlookの連携についてご紹介します。