KnowLedgeLake製品とNintex製品を組み合わせた文書管理ソリューション

みなさま、初めまして!

本年度、2015年新入社員の中里友也と申します。またの名を「神田2号」です!!

今年の4月からインフォシェアの一員になりました。まだまだ未熟者ですが、精一杯皆様のお役に立つ情報をバンバン配信していこうと思いますので宜しくお願いします!!

さてさて、
今回、私が紹介するのはKnowLedgeLake製品とNintex製品を組み合わせて、SharePointでの文書管理を強化するソリューションの紹介です。

※KnowledgeLakeに関する弊社ブログ記事はこちら
※KnowledgeLakeは、SharePointのECM機能を強化する製品を販売する会社で、日本では株式会社PFUがマスターリセラーとして販売しております。 製品の詳しい詳細はこちら

SharePointで文書管理を行うといったケースは珍しい事ではないです。
もちろん標準機能で管理する事も可能なのですが…

ちょっと物足りない部分がありますよねー(´・ω・`)

例えば…
・ドキュメントのプロパティの設定を手動で行わないといけない。
・ドキュメントの権限の変更も手動で行わなければならない。

紙媒体の書類を電子化してSharePointで管理する場合や契約書等の権限管理を必要とする文書を管理する場合、なんともめんどくさくなってしまいます。

そこで今回はこんなソリューション作ってみました。

デモ資料ブログ用

電子化した契約書の管理や契約書の権限を変更を行い、SharePoint上で管理してしまおうという文書管理ソリューションです!!

今回、紹介する文書管理ソリューションでは
KnowledgeLake製品のKnowledgeLake Capture、KnowledgeLake Imaging
Nintex製品のNintex WorkFlow、Nintex Formsの4つの製品を使用します。

登場人物は以下の通りです。
申請者:中里友也
権限初期設定:編集

閲覧者:神田英司
権限初期設定:編集

承認者:西岡真樹
権限初期設定:フルコントロール

さぁでは早速画面を見て頂きましょう。
tomoyan2

こちらが今回紹介するソリューションのSharePointのトップページです。
私、中里でログインしている状態です!

まず、KnowledgeLake Capture使用し、契約書を電子化、アップロードします。

cupture scan2

上の画像のようにプロパティの編集も行えますのでここでプロパティをセットします。
今回は自分持っている案件の契約書を電子化します。なので、担当を自分に設定してアップロードします。

しかし、契約書は業務を行う上で大事な書類です。
他の人にむやみに見られたり編集されたりされたくないですよね!

そこでNintex Workflowの登場です。
契約書がSharePoint上に投稿された時、内部に仕込んでおいたワークフローが実行され、権限を担当と承認者以外は閲覧・編集が行えないように変更します。

スライド3

このように私、中里でログインしている状態であれば、担当が中里の契約書しか表示されません。
もちろん他のユーザーも中里の契約書は見る事ができません。

スライド3

※神田でログインした状態であれば担当が神田の契約書しか見ることができません。

そしてここから承認申請になります。

承認前はまだ編集、削除もできる状態です。

スライド2

スライド3

では実際に承認申請を行ってみましょう。

トップページにある、KnowledgeLake Imagingを使用しドキュメントを検索します。
※KnowledgeLake Imagingの詳しい説明はこちらのブログをご覧ください。

imaging2

こちらがKnowledgeLake Imagingの検索Webパーツの画面です。
今回は担当で検索を行います。担当者に中里 友也と入力して検索を行います。

このように検索結果が表示されます。
ここから契約書を選択し、ワークフローを実行します。

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KLdemoブログ用画像

KnowledgeLakeビューの右側にある「ワークフローの開始」からあらかじめ作成しておいた、契約書承認申請を開始します。
ワークフローが開始されると申請結果列が「進行中」に変更されます。

スライド4

ワークフローが開始されると承認者である西岡に承認タスクが割り与えられます。
西岡でログインし、画面を見てみましょう。

スライド4

こちらが西岡でログインしている状態です。
「承認・差し戻し」の部分に承認タスクが割り当てられている事が確認できます。

承認タスク名のリンクをクリックし、承認を行います。

masakini apploval review

「アイテムのプロパティ」で契約書を確認する事ができます。
契約書を確認し、問題がない場合は承認にチェックを入れ「OK」をクリックします。

これで承認が完了です。

承認されると契約書の申請結果列が「承認」に変わります。

スライド4

権限が変更された事を確かめてみましょう!

契約書のメニューバーからプロパティの編集と削除がなくなっていることが確認できます。

スライド14

もちろんプロパティ表示画面上部のリボンメニューからも編集削除ができなくなっています。リボンメニューの「アイテムの編集」、「アイテムの削除」がグレーアウトしている事が確認できます。

スライド5

さらに、承認された契約書は他のユーザーも見ることができます。

スライド5

閲覧者である神田でログインしても見ることができます!
このように閲覧領域を広げることもワークフローを使えば自動で行う事ができます。
もちろんどれだけ拡大するかも設定できますので、

「チーム内で共有したい」ですとか「関連部門の人にレビューしてもらいたい」

等の要望にもお答えできます。

さらにバックアップ同時に取ることができます。

これでSharePointサーバーに何かあっても……

安心してください!!!
バックアップとれてますよ!!!

backup2

KnowledgeLake製品とNintex製品を組み合わせる事で紙文書の電子化、電子化した文書のプロパティ管理や権限変更の自動化ができ、ShasrePointの文書管理機能をより効率的に使用した文書管理ソリューションができるんです!!

しかし…
「これさーひとつひとつ申請しなくちゃいけないのーめんどくさいんだけど…」
っと私の師匠神田に言われてしまいました…(´・ω・`)

なので、こちらもご用意しました。

契約書電子化承認申請(一括申請)

KnowledgeLake Captureは「大量の紙媒体を電子化し、一括でアップロードができる」という長所があります。
※KnowledgeLake Caputureの詳しい説明はこちらのブログでご覧ください。

なので、一括でアップロードした契約書を一括で申請できたら非常に便利ですよね。
今回は、先ほどアップロードした契約書の承認されていない契約書を一括で申請してみようと思います。

スライド6

では実際に見て頂きましょう。

一括で申請を行う際、こちらの「契約書一括申請リスト」を使用します。

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このリストで契約書一括申請書を作成し、ワークフローを実行すると契約書ライブラリ内のドキュメントと紐づけられます。

契約書一括申請書が承認されると紐づけられた契約書も一括で承認されるという仕組みです!

「新しいアイテム」をクリックすると、
sinseisyo1

このように契約書一括申請書が表示されます。
今回は簡易的な申請書をNintex Formsで作成しました。

申請書を記入したら、「保存」をします。
するとワークフローが実行され、契約書ライブラリ内、未承認であり、担当者が自分の契約書を紐づけリンクを挿入します。

スライド5

こちらがビューで確認した画面です。契約書リンク列に契約書ライブラリ内の契約書が紐づけられている事がわかると思います。
また、申請結果列が「進行中」になっていることで、申請が開始されている事も確認できます。

スライド6

もちろん申請書のフォームからも契約書リンクを確認する事ができます。

申請が開始されたので、承認者の西岡にタスクが割り当てられます。
承認者の西岡の画面を見てみましょう。

スライド6

これを1つめのソリューション同様に承認します。

スライド11

「アイテムのプロパティ」にすべての契約書のリンクがあるためここで確認することができます。
すべての契約書を確認したら承認を選択し、「OK」をクリックします。

それではちゃんと承認されているか確認してみましょう。
申請者の中里の画面に戻ります。

スライド7

契約書一括申請リストの申請結果列が「承認」になっていることが確認できます。
もちろん紐づけられている契約書もすべて申請結果列が「承認」になっている事が確認できます。

スライド8

もちろん権限も変更されていますのでドキュメントを編集。削除することはできません。
契約書のメニューバーからも「プロパティの編集」、「削除」なくなっています。

スライド7

さらに、リボンメニューから「アイテムの編集」、「アイテムの削除」が消えている事が確認できます。

スライド9

もちろん閲覧領域も確認されているので、他のユーザーからも閲覧することができます。

スライド9

でもやっぱりSharePointサーバーに何かあったら不安…って思ってるあなた

安心してください!!!!

バックアップとれてますよ!!!!

backup

これで一括承認が完了です。

皆様どうでしょうか?
KnowledgeLake製品とNintex製品をを組み合わせればこのように紙媒体の文書を電子化してアップロードする事や、複雑な承認、アクセス権限の自動変更もできてしまうのです。

SharePointの標準機能では足りない部分を補い、文書管理システムを補強できます。
ブログということで簡略化してる部分もありますので、ご興味を持たれた方はぜひインフォシェアまたは、株式会社PFUにご連絡いただければと思います!

以上、神田2号こと中里の初ブログでした。
またお会いしましょう!ありがとうございました!

KnowledgeLake Unifyは、地味だけどいい製品です!

インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!
神田なんですけども。

今回は、KnowledgeLake製品の中では比較的地味な存在なのですが、

 

「こういう友達欲しいよね!」

 

って感じの製品、KnowledgeLake Unify(以下Unify)をご紹介しまーす。

 

あのー面倒な仕事あるあるだと思うのですが、お客様の情報は他システム(既存の基幹システムや業務アプリケーション)にあって、そのお客様に関連するドキュメント類(見積書や申込書、契約書など)はSharePointに保存されているパターン。

例えば、スキャンした見積書をSharePointに保存する場合、他システムの情報を確認しながら、スキャンした見積書のプロパティ情報を埋めていって、保存先を選んで。。。

っていう単純だけど何回も繰り返しているとイライラしてくる作業ってありますよねー。
コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、「あ、コピペミスった」、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、Enter、「あ、間違えてEnter押して登録してしまった。。。」イライラ。。。

「この画面にお客さんの情報が出ているんだから、自動で入力してくれたらいいのに!」とか「この画面に出ているお客さんのドキュメントを検索して!」って言いたくなったことありません?

そんな面倒な作業を仲介してくれるのが、今回ご紹介するUnifyなんですねー。

Unifyは、単独だと何もできないのですが、これまでにご紹介してきたKnowledgeLake製品(Imaging、Connect)と他システムを連携して、ドキュメントの登録や検索を行ってくれる優れモノです。

 

では、どのぐらい優れているのかご紹介していきましょう。

下図は、DynamicsCRMの画面でーす。

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こちらにお客様の情報が色々と書かれております。
今回の例では、お見積りに関する情報ですねー。

で、このお客様の見積書の原本(スキャンされて押印済みのもの)をSharePointにアップロードしたいと思います。
通常でしたら、いわゆる面倒な作業が発生するのですが、Unifyを使うとサクッとできちゃうんですねー。

では、どうやるのか見ていただきましょう。

まずは、タイトルバーに注目!

image

 

先ほどの画面で気づいていた方もいらっしゃるかもしれませんが、実は小さいアイコンが出ていたんですねー。
これが、Unifyのアイコンです。
いやー控えめでかわいいですねー。

そして、クリックするとメニューが出てきます。
ここに出てくる項目は、予めUnifyで設定しておくのですが、それは後ほどご説明するとしまして、とりあえず「見積書」をクリックしてみます。

すると、タスクバーの通知領域の上に

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こんな感じのウィンドウが出てくるんですねー。

英語で書かれているので、取っ付きにくいかもしれませんが、そんなに難しいことは書いていません。

「Drop Zoneにファイルをドラッグするか、Browseをクリックしてください」

ということですので、今回はScanConnect商事様向けの見積書を「Drop Zone」にドロップしてみます。
ちなみに「Browse」をクリックするとエクスプローラが開いて、ファイルを選択できるようになりますー。

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ファイルをドロップすると、「Drop Zone」にファイル名が表示されまして、「Continue」のリンクが使えるようになるんですねー。

では、Continueしてみます。

image

 

すると、以前ご紹介いたしましたKnowledgeLake Connect(以下、Conenect)が出てきましてー、

何ということでしょう!

保存先やコンテンツタイプ、そしてプロパティがすべてセットされてるではありませんかー!!

これ、全部Unifyが先ほどのDynamicsCRMの画面から持ってきてくれたんですねー。

なんていい奴なんだー
小さいのに、こんなにがんばってくれるなんて…(/_;)

あとは、アップロードするだけで完了!

てな具合にUnifyは、いやUnifyさん(以下、あまりにもかわいいのでUnifyさん)は、SharePointと他システムをKnowledgeLake製品を使ってシームレスに連携してくれる、そんな優れモノなんですねー。

 

しかも、できることはファイルの保存だけではないのです!

保存したファイルを検索することありますよねー。
会社名で検索したり、見積番号で検索したり。

そんな時もUnifyさんは、やってくれます!

先ほどのDynamicsCRMの画面でUnifyさんのアイコンをクリックしたときに「会社名で検索」とか「見積Noで検索」って書かれていたメニューがあったんですねー。

image

 

これもUnifyさん側で設定しておくのですが、例えば「会社名で検索」をクリックすると、

image

 

こんな感じで、以前ご紹介したKnowledgeLake Imaging(以下、Imaging)を使って、DynamicsCRMの画面に表示されている「会社名」で、SharePoint内のドキュメントを検索してくれるんですねー。

いやー素晴らしい!

 

Unifyさんにできることは、他にも

  • Connect検索:Conenectを使って、SharePointのドキュメントを検索
  • Connectスキャン:Conenectを使って、スキャンしたドキュメントをSharePointに保存
  • Imagingビュー:Imagingを使って、SharePointのドキュメントを検索(KnowledgeLakeビューで表示)
  • Imagingスキャン:Imagingを使って、スキャンしたドキュメントをSharePointに保存

といったことを、他システムとシームレスに連携して行ってくれるんですねー。

 

あのー現場の作業者(いわゆるエンドユーザー)には、あんまり関係のない話ですが、他システムとSharePointの連携って、いろいろ面倒なんですよねー。

でも、Unifyさんは、そんな悩みも一気に解消!

Unifyさんは、他システム側のカスタマイズは不要!

 

ちらっと設定画面を見ていただきたいのですが、

image

 

まず、Unifyさんってクライアント アプリケーションなんですねー。
なので、クライアントPCにインストールするだけですぐ使えて、SharePointも他システムもカスタマイズがいらないのです。

で、設定なのですが、例えば、「この画面のこの項目が会社名」といった具合に、ドラッグ&ドロップでSharePointの列と紐づけていくんですねー。

簡単でしょー

しかも、今回はDynamicsCRMでやってみましたが、他システムでも連携できまーす。
いわゆる、フォーム形式で作成された画面であれば、WebアプリケーションでもWindowsアプリケーションでも、画面さえあればOK!

こんなに融通の利く製品ってなかなかないですよねー。

 

Unifyさんって、実作業をする現場の人はもちろんのこと、管理者にとっても人為的なミスがなくなって、

みんな幸せー

って感じですよね。

キャラで言うとサザエさんみたいな感じですよねー(・・?
誰からも愛される存在というか、「嫌いな人いないんじゃない?」みたいな。

そんな誰とでも仲良くなれるサザエさんのようなUnifyさんですが、最後にとってもおちゃめな一面をご紹介したいと思いまーす。

タイトルバーに出てくるUnifyさんのアイコンをクリックしたときのメニューなのですが…

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いちばん上に何か書いてありますねー。

 

これは何ですか?

けなげですねー(*’ω’*)

 

Unifyさんです!

 

ちなみにクリックすると、KnowledgeLakeのサイトのUnifyさん紹介ページが表示されまーす!

 

というわけで、今回はSharePoint、KnowledgeLake、他システム、みんなと仲が良くて、

「私の友達は、あなたの友達よ!」

と言ってくれる、サザエさんのようなUnifyさんをご紹介しましたー。

 

今日は、完全にお花見日和です。

それでは、次回もまた見てくださいねー

じゃんけん✊

神田でしたー。

【KnowledgeLake】 KnowledgeLake Captureスキャナで取り込んだ紙データに自動的に タグ(インデッ クス)をつけて分類保管する

みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。
今回は、前回の記事で少し触れた、スキャナとKnowledgeLake Capture(以下、Capture)を使用して、スキャナで取り込んだドキュメントに自動的にタグ(インデックス)を付けてSharePointに分類保管する方法をご紹介します。

まずは下図をご覧下さい。

image

上図はCaptureのイメージ画面です。Captureでは主に下記のことがおこなえます。

・スキャンした紙文書(ドキュメント)の自動仕分けおよび保存
バーコードをもとにドキュメントを自動仕分けすることができます。バーコードとコンテンツタイプを紐づけることで、ユーザーは保存先を意識せずにSharePointのライブラリにドキュメントを保存することができます。
また、ドキュメントが複数ページある場合も、一つのドキュメントとしてグルーピングされます。

・自動タグ付け
OCRでの自動読み取りと、タグ付けされたキーとなる情報を基にSharePointから情報を取得することで自動的にタグ付けを行い、ユーザーの入力の手間が省力化できます。

以下、順番に説明致します。

スキャンした紙文書(ドキュメント)の自動仕分け

Captureは、株式会社PFUのスキャナ「fiシリーズ」経由してドキュメントを取り込むクライアントアプリケーションです。専用スキャナ以外にも、複合機やスキャナで電子化されたファイルをインポートすることができます。

取り込みたいドキュメントによってカラー設定やSharePointライブラリの保存先、タグ付けの方法が異なるかと思いますが、これらの設定をプロファイルとして複数保存することができます。

作成されたプロファイルは下図のように一覧で表示され、使用者ははじめにどのプロファイルを使用するか選択できます。

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一口に複合機や別のスキャナでスキャンと言っても、例えばページが複数ある場合やドキュメントのセットがある場合に、どこからどこまでが一つの区切りであるのかを設定することは一見難しいと思うかもしれません。
しかしCaptureでは、そうした区切りを設定し、紙文書の取り込みを自動化することができます。区切りには、例えば2次元バーコードを使用しドキュメントのグルーピングを行うことができます。下図をご覧いただくと、トップページに2次元バーコードがあるドキュメントがあれば、こちらを読み込んだ時点で、新しいPDFであることをCaptureが認識してくれます。

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また、プロファイルでバーコードとコンテンツタイプを紐づけることにより、ユーザーは保存先を意識せずにSharePointの適切なライブラリにドキュメントを保存することができます。

他にも、Captureは複数人が別の端末から同時に作業を行うことを想定しており、ドキュメントのタイトル等が被らないようユニークなファイル名を生成したり、登録先にフォルダを作成してそこに保存を行ったりすることができます。


自動タグ付け

スキャンされたドキュメントに自動でタグ付けを行うことで、ユーザーのタグ付けの手間を省力化することができます。自動タグ付けには、主に2つの方法があります。

・OCRでの自動読み取り
・SharePointの情報を取得

OCRとは、手書き文字や印字された文字を読み取り、データを入力することを言います。下図のように、タグ付けを行いたい位置を選択すると、OCRで自動的にタグが入力されます。

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現在、CaptureのOCR機能は、英数字には対応しているのですが日本語には未対応とのことです。

ですが!もう間もなく日本語OCRもリリースされるようです。今回試してみたところ、英数字はかなり精度が良かったので、日本語にも期待が高まります。

また、予めSharePointでリストを作成しておくことで、タグ付けされたキーとなる列の情報を基に、SharePointから別の列の情報を取得することができます。下図では、注文番号をもとにSharePointのリストから会社名を取得しています。

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SharePointから情報を取得するには、Capture側での設定だけでなく、SharePoint側での設定が必要となります。
※SharePointにKnowledgelake Imagingがインストールされている必要があります。

コンテンツタイプの設定画面を開くと、設定に“KnowledgeLakeコンテンツタイプの動作の設定”があります。ここで、キーとなる列(キーフィールド)と取得したい列(母集団のフィールド)を設定します。

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とは言っても、ドキュメント毎にOCRで取得したい情報を選択するのは面倒ですよね。そのような場合には、ドキュメントのコンテンツタイプ等の種別毎にOCRで読み取る位置を設定したOCRのテンプレートを作成し、テンプレートを選択することでさくさく作業を進められます。今回は試していないのですが、例えば帳票の管理番号が03だったらこことここのフィールドを取得するといったように、認識した文字に従い仕分けをすることもできるみたいです。

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以上です。次回はKnowledgeLake Unifyについてご紹介いたします。