Microsoft Bookingsを検証してみる -Part3

前回に引き続きMicrosoft Bookingsの設定項目から、このオンライン予約システムで出来ることを確認していきたいと思います。

顧客の管理

「顧客」メニューでは、顧客の管理が行えます。オンライン予約画面から予約されたお客様に関しては、自動的に顧客として登録されます。

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もちろん、この画面から新規にお客様の連絡先を作成することも可能ですし、もしこれまで管理してきた顧客情報があるならば、それら既存の情報を吸い上げることもできます。

連絡先のインポートは下記のようサービス提供者で登録された情報、もしくはローカルのクライアントに存在する情報から行えます。いままで「何処に」「どのように」お客様のデータを蓄積してきたかによりますが、メールアカウントと連絡先を紐づけてきた場合には、比較的容易に吸い上げることができそうですね。

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もしいままで紙ベースで管理をしていたり、Excelなどで管理をしていた場合には、ちょっとした工夫が必要になるかもしれません。例えばデスクトップのOutlookクライアントで一度ExcelのCSVファイルを読み取ってインポートさせるなどです。

なお、オンライン予約サイトから入力されたお客様の情報は、きれいに姓名が分かれていないので、どちらにしてもタイミングを見計らって、手を加える必要がありそうです。

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いちいち連絡の編集は面倒くさい? 活用シナリオを考えると、どちらにしても連絡先を編集する作業は発生しそうです。例えば、お客様に実際にお会いした時に、お名前の「読み」を確認するかもしれないですし、「し好」をメモしたりしませんか? 実際に対応した後で記録を追加するのは自然な流れです。またお店側がしたくないというのであれば、それは「入力するお客様」に多く入力させる手間を発生させることになりますので、トレードオフな部分でもあります。

一度きちんと登録をしておくと、次回からは予約を作成する際などにもこの情報が使えます。

なお、お客様はオンライン予約のたびに「名前」と「メールアドレス」を入力されるが、それでは重複レコードが発生するのではないかと考え、少し検証してみたところ、電子メールアドレスをキーに重複を防いでいるような動作が見られました。つまり、お名前は別々であっても電子メールアドレスが同じであれば「予約はその通り入る」けど「連絡先」としては作成されないという動作です。

もう少し詳細な検証が必要ですが、短い時間で確認した結果は上記のような動きになります。

 

スタッフの管理

次のメニューは「スタッフ」です。

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ここで出来ることは大きく2つです。

  1. スタッフを追加する
  2. スタッフの勤務時間を設定する

勤務時間を設定することによって、予約を受け付けることができる時間を調整できます。結構細かく時間を制御できます。もちろん休憩時間を設定することも可能です。各曜日の時間帯右側に「+」があるので、時間を細かく切っていけばOKです。

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お店全体として休憩時間を設けている場合は「勤務時間を使用」で簡単に登録できます。

もちろん、スタッフ全員の働き方が異なるケースにも対応できます。例えば下記の例だと、8時から12時まで午前勤務。 昼休みを12時から13時の一時間。午後は13時から開始して、15時でお茶休憩。15:30から18時まで勤務となります。+マークで時間を細かく区切れば大丈夫です。

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スタッフごとに休憩時間やお休みが「つねにバラバラ」というご商売もあるかもしれません。幾つか対応させる方法があると思いますが、例えば各人のOutlookの予定に自分で休憩時間をあらかじめ入力しておいてもらう方法で解決できるかもしれません。この場合、入力された休憩やその他のスケジュールは予約のスケジュールに反映されますので、そこは予約可能時間として選択できなくなります。(とはいえ、スタッフがギリギリにお休みを登録したら意味がないですが。。)

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なお、スタッフを登録する際には、既存のOffice 365ユーザーから選択をします。

良くできているのは、Office 365ユーザー以外(自社社員以外)の対応です。例えば自社の社員だけではなく、他の協力会社の講師やフリーランスの方をお願いしていて、その方への予約も管理したい場合です。8

Office 365以外のメールアドレスを持つユーザーをスタッフとして登録しようとすると、自動的に「ゲスト」として「役割」が設定されます。また「Office 365の予定表のイベントを空き状況に適用する」が選択できないようになります。しかし、予約サイト側(お客様側)からは一スタッフとして見えるので、外部講師なども指名して予約を入れることができます。

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ここまで「人」「時間」の管理方法が用意されていれば、特に問題なく利用できそうですね。これまで適切なお客様情報を持っていなかったお店などは、情報を統一する良い機会です。

次回が Microsoft Bookings 最後の記事になります。残りのメニューを確認していきましょう。