Nintex Workflow で、よく言う承認ルートって出来るの?

皆様こんにちは、インフォシェアの小高です。

Nintexの連載記事Season2です。

今回は承認ルート(決済ルート)について考えてみたいと思います。
非常によく聞く話なのですが、中々難儀な話でもありまして・・・

連載記事(Season2)の目次はこちらから。
連載記事(Season1)の目次はこちらからになります。

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ワークフローというキーワードで想像する場合、多くの方は申請書や稟議書を申請して、承認の印としてハンコをもらうイメージがあると思います。(この手の仕組みはワークフローシステムの中ではヒューマンワークフローと呼ばれます。)

こうしたイメージでワークフローの話をする場合、
・複数のステップを経て最終承認される
・各ステップに承認者が存在する
・承認者は1人とは限らない(合議、多数決)
・金額等の条件によって、承認者が変更になることがある
・差し戻し、引き戻しをおこないたい
など、(他にもあります)が話の共通点でして、質問の多くはこのような設定はできるの?となります。

そして恐らく、質問者の方はこんな感じの設定をイメージされているのでは?と思います。
最初の承認者は誰で、次の承認者は誰で、と言った形で設定を行っていくような感じです。
こういうのを、ここでは承認ルート(マスタ)と呼びます。

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※こちらは弊社でも取り扱っておりますが、NextSetの組織ワークフローの設定画面の1つです。

この承認ルートですが、SharePointの世界で考えた場合、質問者の方がイメージしているような、承認ルートマスタが最初から用意されているわけではありません。

SharePoint&Nintexの世界の場合、こうした仕組みはもちろん実現可能です。ただ、自分で用意する必要があるんですね。

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これはSharePointのワークフローがヒューマンワークフローに特化してないためです。
SharePointのワークフローは、情報システム間のフローを処理する、いわゆるシステムワークフローとしての機能も併せ持ちます。
こうした話は、以下の記事が詳しいです。
ASCII.jp:アドインで活きるSharePointのワークフロー (1/2)|今さら聞けないSharePoint超入門
http://ascii.jp/elem/000/000/508/508958/

Nintex Workflowは、SharePoitのワークフローをそのまま拡張したような製品となるため、申請承認に特化した機能だけ見ると、上にある承認ルートマスタのような、それのみを設定すれば、そのまま使用できるようなものとは少し事情が異なります。
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すみません、前置きが長いですね。。。

じゃあ、SharePoint&Nintexでどのような設定をするの?と言う話ですね。
この設定を全部乗せるのはさすがに厳しいので要素を紹介します。

例えば、こんなリストを用意してみます。

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ワークフローの細かい説明は省きますが、例えば上記の承認ルートを取得してループしながら設定された承認者に承認タスクをアサインしていくようなワークフローを組みます。当然ですが、この設定が絶対解ではありません。別にループすることが唯一の正解じゃないですからね。

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申請書自体には、起票時に申請書の下部に、以下のような承認ルートを表示してもよいですね。必要なら変更できるような感じです。

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もちろん、表示しないで、ワークフローの中で承認ルートを判断してもよいと思います。

話がどんどん細かくなりますが、申請書の上部に↓のような、現在のステップを表示したり、採番機能を設けてもよいですよね。

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多分他にも、色々な要件があると思いますが、重要なのは、承認ルートマスタは自分で設定する必要があるかわり、その他の色々な細かい要望を反映することができますってことです。

こうした考え方は非常によくある話ですので、インフォシェアでも申請承認のよくある例としてテンプレート化しています。
もしご興味があれば、Nintexと合わせてご紹介することもできますので、下記からお問い合わせいただければ!
http://www.infoshare.co.jp/contact.php

ではまた。