KnowledgeLake Unifyは、地味だけどいい製品です!

インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!
神田なんですけども。

今回は、KnowledgeLake製品の中では比較的地味な存在なのですが、

 

「こういう友達欲しいよね!」

 

って感じの製品、KnowledgeLake Unify(以下Unify)をご紹介しまーす。

 

あのー面倒な仕事あるあるだと思うのですが、お客様の情報は他システム(既存の基幹システムや業務アプリケーション)にあって、そのお客様に関連するドキュメント類(見積書や申込書、契約書など)はSharePointに保存されているパターン。

例えば、スキャンした見積書をSharePointに保存する場合、他システムの情報を確認しながら、スキャンした見積書のプロパティ情報を埋めていって、保存先を選んで。。。

っていう単純だけど何回も繰り返しているとイライラしてくる作業ってありますよねー。
コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、登録、「あ、コピペミスった」、コピー、貼り付け、コピー、貼り付け、Enter、「あ、間違えてEnter押して登録してしまった。。。」イライラ。。。

「この画面にお客さんの情報が出ているんだから、自動で入力してくれたらいいのに!」とか「この画面に出ているお客さんのドキュメントを検索して!」って言いたくなったことありません?

そんな面倒な作業を仲介してくれるのが、今回ご紹介するUnifyなんですねー。

Unifyは、単独だと何もできないのですが、これまでにご紹介してきたKnowledgeLake製品(Imaging、Connect)と他システムを連携して、ドキュメントの登録や検索を行ってくれる優れモノです。

 

では、どのぐらい優れているのかご紹介していきましょう。

下図は、DynamicsCRMの画面でーす。

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こちらにお客様の情報が色々と書かれております。
今回の例では、お見積りに関する情報ですねー。

で、このお客様の見積書の原本(スキャンされて押印済みのもの)をSharePointにアップロードしたいと思います。
通常でしたら、いわゆる面倒な作業が発生するのですが、Unifyを使うとサクッとできちゃうんですねー。

では、どうやるのか見ていただきましょう。

まずは、タイトルバーに注目!

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先ほどの画面で気づいていた方もいらっしゃるかもしれませんが、実は小さいアイコンが出ていたんですねー。
これが、Unifyのアイコンです。
いやー控えめでかわいいですねー。

そして、クリックするとメニューが出てきます。
ここに出てくる項目は、予めUnifyで設定しておくのですが、それは後ほどご説明するとしまして、とりあえず「見積書」をクリックしてみます。

すると、タスクバーの通知領域の上に

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こんな感じのウィンドウが出てくるんですねー。

英語で書かれているので、取っ付きにくいかもしれませんが、そんなに難しいことは書いていません。

「Drop Zoneにファイルをドラッグするか、Browseをクリックしてください」

ということですので、今回はScanConnect商事様向けの見積書を「Drop Zone」にドロップしてみます。
ちなみに「Browse」をクリックするとエクスプローラが開いて、ファイルを選択できるようになりますー。

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ファイルをドロップすると、「Drop Zone」にファイル名が表示されまして、「Continue」のリンクが使えるようになるんですねー。

では、Continueしてみます。

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すると、以前ご紹介いたしましたKnowledgeLake Connect(以下、Conenect)が出てきましてー、

何ということでしょう!

保存先やコンテンツタイプ、そしてプロパティがすべてセットされてるではありませんかー!!

これ、全部Unifyが先ほどのDynamicsCRMの画面から持ってきてくれたんですねー。

なんていい奴なんだー
小さいのに、こんなにがんばってくれるなんて…(/_;)

あとは、アップロードするだけで完了!

てな具合にUnifyは、いやUnifyさん(以下、あまりにもかわいいのでUnifyさん)は、SharePointと他システムをKnowledgeLake製品を使ってシームレスに連携してくれる、そんな優れモノなんですねー。

 

しかも、できることはファイルの保存だけではないのです!

保存したファイルを検索することありますよねー。
会社名で検索したり、見積番号で検索したり。

そんな時もUnifyさんは、やってくれます!

先ほどのDynamicsCRMの画面でUnifyさんのアイコンをクリックしたときに「会社名で検索」とか「見積Noで検索」って書かれていたメニューがあったんですねー。

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これもUnifyさん側で設定しておくのですが、例えば「会社名で検索」をクリックすると、

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こんな感じで、以前ご紹介したKnowledgeLake Imaging(以下、Imaging)を使って、DynamicsCRMの画面に表示されている「会社名」で、SharePoint内のドキュメントを検索してくれるんですねー。

いやー素晴らしい!

 

Unifyさんにできることは、他にも

  • Connect検索:Conenectを使って、SharePointのドキュメントを検索
  • Connectスキャン:Conenectを使って、スキャンしたドキュメントをSharePointに保存
  • Imagingビュー:Imagingを使って、SharePointのドキュメントを検索(KnowledgeLakeビューで表示)
  • Imagingスキャン:Imagingを使って、スキャンしたドキュメントをSharePointに保存

といったことを、他システムとシームレスに連携して行ってくれるんですねー。

 

あのー現場の作業者(いわゆるエンドユーザー)には、あんまり関係のない話ですが、他システムとSharePointの連携って、いろいろ面倒なんですよねー。

でも、Unifyさんは、そんな悩みも一気に解消!

Unifyさんは、他システム側のカスタマイズは不要!

 

ちらっと設定画面を見ていただきたいのですが、

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まず、Unifyさんってクライアント アプリケーションなんですねー。
なので、クライアントPCにインストールするだけですぐ使えて、SharePointも他システムもカスタマイズがいらないのです。

で、設定なのですが、例えば、「この画面のこの項目が会社名」といった具合に、ドラッグ&ドロップでSharePointの列と紐づけていくんですねー。

簡単でしょー

しかも、今回はDynamicsCRMでやってみましたが、他システムでも連携できまーす。
いわゆる、フォーム形式で作成された画面であれば、WebアプリケーションでもWindowsアプリケーションでも、画面さえあればOK!

こんなに融通の利く製品ってなかなかないですよねー。

 

Unifyさんって、実作業をする現場の人はもちろんのこと、管理者にとっても人為的なミスがなくなって、

みんな幸せー

って感じですよね。

キャラで言うとサザエさんみたいな感じですよねー(・・?
誰からも愛される存在というか、「嫌いな人いないんじゃない?」みたいな。

そんな誰とでも仲良くなれるサザエさんのようなUnifyさんですが、最後にとってもおちゃめな一面をご紹介したいと思いまーす。

タイトルバーに出てくるUnifyさんのアイコンをクリックしたときのメニューなのですが…

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いちばん上に何か書いてありますねー。

 

これは何ですか?

けなげですねー(*’ω’*)

 

Unifyさんです!

 

ちなみにクリックすると、KnowledgeLakeのサイトのUnifyさん紹介ページが表示されまーす!

 

というわけで、今回はSharePoint、KnowledgeLake、他システム、みんなと仲が良くて、

「私の友達は、あなたの友達よ!」

と言ってくれる、サザエさんのようなUnifyさんをご紹介しましたー。

 

今日は、完全にお花見日和です。

それでは、次回もまた見てくださいねー

じゃんけん✊

神田でしたー。

【KnowledgeLake】 KnowledgeLake Captureスキャナで取り込んだ紙データに自動的に タグ(インデッ クス)をつけて分類保管する

みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。
今回は、前回の記事で少し触れた、スキャナとKnowledgeLake Capture(以下、Capture)を使用して、スキャナで取り込んだドキュメントに自動的にタグ(インデックス)を付けてSharePointに分類保管する方法をご紹介します。

まずは下図をご覧下さい。

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上図はCaptureのイメージ画面です。Captureでは主に下記のことがおこなえます。

・スキャンした紙文書(ドキュメント)の自動仕分けおよび保存
バーコードをもとにドキュメントを自動仕分けすることができます。バーコードとコンテンツタイプを紐づけることで、ユーザーは保存先を意識せずにSharePointのライブラリにドキュメントを保存することができます。
また、ドキュメントが複数ページある場合も、一つのドキュメントとしてグルーピングされます。

・自動タグ付け
OCRでの自動読み取りと、タグ付けされたキーとなる情報を基にSharePointから情報を取得することで自動的にタグ付けを行い、ユーザーの入力の手間が省力化できます。

以下、順番に説明致します。

スキャンした紙文書(ドキュメント)の自動仕分け

Captureは、株式会社PFUのスキャナ「fiシリーズ」経由してドキュメントを取り込むクライアントアプリケーションです。専用スキャナ以外にも、複合機やスキャナで電子化されたファイルをインポートすることができます。

取り込みたいドキュメントによってカラー設定やSharePointライブラリの保存先、タグ付けの方法が異なるかと思いますが、これらの設定をプロファイルとして複数保存することができます。

作成されたプロファイルは下図のように一覧で表示され、使用者ははじめにどのプロファイルを使用するか選択できます。

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一口に複合機や別のスキャナでスキャンと言っても、例えばページが複数ある場合やドキュメントのセットがある場合に、どこからどこまでが一つの区切りであるのかを設定することは一見難しいと思うかもしれません。
しかしCaptureでは、そうした区切りを設定し、紙文書の取り込みを自動化することができます。区切りには、例えば2次元バーコードを使用しドキュメントのグルーピングを行うことができます。下図をご覧いただくと、トップページに2次元バーコードがあるドキュメントがあれば、こちらを読み込んだ時点で、新しいPDFであることをCaptureが認識してくれます。

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また、プロファイルでバーコードとコンテンツタイプを紐づけることにより、ユーザーは保存先を意識せずにSharePointの適切なライブラリにドキュメントを保存することができます。

他にも、Captureは複数人が別の端末から同時に作業を行うことを想定しており、ドキュメントのタイトル等が被らないようユニークなファイル名を生成したり、登録先にフォルダを作成してそこに保存を行ったりすることができます。


自動タグ付け

スキャンされたドキュメントに自動でタグ付けを行うことで、ユーザーのタグ付けの手間を省力化することができます。自動タグ付けには、主に2つの方法があります。

・OCRでの自動読み取り
・SharePointの情報を取得

OCRとは、手書き文字や印字された文字を読み取り、データを入力することを言います。下図のように、タグ付けを行いたい位置を選択すると、OCRで自動的にタグが入力されます。

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現在、CaptureのOCR機能は、英数字には対応しているのですが日本語には未対応とのことです。

ですが!もう間もなく日本語OCRもリリースされるようです。今回試してみたところ、英数字はかなり精度が良かったので、日本語にも期待が高まります。

また、予めSharePointでリストを作成しておくことで、タグ付けされたキーとなる列の情報を基に、SharePointから別の列の情報を取得することができます。下図では、注文番号をもとにSharePointのリストから会社名を取得しています。

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SharePointから情報を取得するには、Capture側での設定だけでなく、SharePoint側での設定が必要となります。
※SharePointにKnowledgelake Imagingがインストールされている必要があります。

コンテンツタイプの設定画面を開くと、設定に“KnowledgeLakeコンテンツタイプの動作の設定”があります。ここで、キーとなる列(キーフィールド)と取得したい列(母集団のフィールド)を設定します。

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とは言っても、ドキュメント毎にOCRで取得したい情報を選択するのは面倒ですよね。そのような場合には、ドキュメントのコンテンツタイプ等の種別毎にOCRで読み取る位置を設定したOCRのテンプレートを作成し、テンプレートを選択することでさくさく作業を進められます。今回は試していないのですが、例えば帳票の管理番号が03だったらこことここのフィールドを取得するといったように、認識した文字に従い仕分けをすることもできるみたいです。

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以上です。次回はKnowledgeLake Unifyについてご紹介いたします。

【KnowledgeLake】 KnowledgeLake Imagingレシート等のエビデンスをつけたPDFを作り、申請ワークフローと連携する

みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。
今回は、以前に投稿された小高と神田の記事に引き続き、KnowledgeLake Imaging(以下、Imaging)と申請ワークフローとの連携についてご紹介します。

Imagingは、SharePointのドキュメント管理機能をビジネス用に拡張する製品です。
スキャン登録機能、ドキュメントの検索機能、専用ビューワでSharePointの登録、検索、閲覧機能を強化します。

 

検索機能と専用ビューワ

Imagingは、プロパティに基づいた検索機能が充実しています。
まずは、下図をご覧ください。

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サイドリンクバーのリース契約書類に下記のライブラリが設定されています。

・見積書
・申込書
・契約書

この中の申込書ライブラリを開くと、ドキュメントに見積番号や会社名プロパティが設定されているのがお分かりいただけるかと思います。

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実はこのドキュメントは、専用スキャナとKnowledgeLake Captureを使用することで、スキャナ取り込み時に自動でプロパティの入力およびSharePointにアップロードされるようになっています。詳しくは次回のブログでご説明します。

それでは、本題のImagingに戻ります。Imaging専用の検索画面(KnowledgeLake クエリビルダーWebパーツ)で、会社名の条件に「ウノケ」と入力し検索を行うと、下図のような検索結果(KnowledgeLake クエリ結果Webパーツ)が表示されます。

検索画面の作成方法はこちら、検索機能の活用方法についてはこちらのブログで紹介しています。

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閲覧または編集を行いたいドキュメントを選択すると、KnowledgeLakeビューWebパーツにドキュメントのサムネイルおよびプロパティが表示されます。このKnowledgeLakeビューWebパーツを用いることで、ドキュメントのサムネイルを確認しながら、プロパティの編集を行うことが可能です。

また、ドキュメントに対して注釈・メモといったコメントを挿入することもできます。

図1

ただ、上図は拡大しているのでわかりにくいですが、WebパーツでKnowledgeLakeビューの表示を行うと、画面が少し小さく感じられます。

そういった場合は各ドキュメントのメニューバーからKnowledgeLakeビューを選択すると、全画面で表示させることができます。

 

ワークフローとの連携

ご存知の通り、通常のライブラリからですと、ドキュメントの中身の確認を確認しつつワークフローを開始することはできません。ドキュメントを開いて中身を確認した後、ワークフローを開始するという手順が必要となります。

KnowledgeLakeビューのコラボレーション機能を使うと、下図のようにドキュメントを表示した状態でワークフローを開始することができます。

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それでは、実際にワークフローを開始したいと思います。

ここでは、申込書ライブラリ内のドキュメントでNintex Workflowを用いて作成した「差し戻しワークフロー」というワークフローを開始します。Nintex Workflow以外にも、選択しているドキュメントに設定してあるSharePointのワークフローであれば選択し、実行することができます。

(Nintex Workflowを使って差し戻しワークフローを作成する方法については、こちらで紹介しています。)

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上図で緑枠の[開始]をクリックすると、Nintexのワークフローの開始画面に遷移します。下図で[開始]をクリックすると、ワークフローが開始されます。

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今回は、ライブラリから表示させたKnowledgeLakeビューからワークフローを開始しましたが、もちろんKnowledgeLakeビューWebパーツからも操作することができます。

ワークフロー開始後の承認等の処理は、通常のSharePointのワークフローやNintexのワークフローと同様です。

 

以上です。次回はスキャナとSharePointの連携についてご紹介します。